Standard de Gestion Documentaire et de Rédaction

1

Section

Objet

Le present standard definit les regles applicables a la creation, la redaction, la validation, la diffusion, la modification, l'archivage et la suppression des documents du Moon Island Standard.

L'objectif est de garantir :

• l'uniformite documentaire ;
• la coherence du referentiel ;
• la tracabilite des evolutions ;
• la facilite d'audit ;
• la perennite des connaissances.

Tous les documents du systeme doivent respecter les exigences du present standard.

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2

Section

Champ d'application

Le present document s'applique a :

• tous les documents Moon Island ;
• tous les utilisateurs creant ou modifiant des documents ;
• tous les modules documentaires de Moon Island Traceability ;
• tous les supports numeriques et physiques.

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3

Section

Architecture Documentaire Officielle

Le referentiel Moon Island est structure selon la hierarchie suivante :

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4

Section

Codification des Documents

Chaque document doit disposer d'un identifiant unique.

Manuel Qualite

• Format : MQ-XXX
• Exemple : MQ-001

Politiques

• Format : POL-XXX
• Exemple : POL-001

Standards

• Format : STD-XXX
• Exemple : STD-001

SOP

• Format : SOP-XXX
• Exemple : SOP-001

Instructions

• Format : INS-XXX

Formulaires

• Format : FORM-XXX

Checklists

• Format : CHECK-XXX

Audits

• Format : AUD-XXX

Annexes

• Format : ANN-XXX

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5

Section

Metadonnees Obligatoires

Tous les documents doivent comporter :

• Code
• Titre
• Version
• Date de creation
• Date de validation
• Auteur
• Validateur
• Statut
• Classification
• Historique des revisions

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6

Section

Statuts Documentaires

Chaque document doit posseder un statut.

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7

Section

Structure Standard des SOP

Toutes les SOP doivent respecter la structure suivante :

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8

Section

Exigences de Redaction

Les documents doivent etre :

• precis ;
• factuels ;
• verifiables ;
• auditables ;
• comprehensibles.

Formulations interdites

Eviter :

• peut ;
• pourrait ;
• eventuellement ;
• normalement ;
• generalement.

Formulations recommandees

Utiliser :

• doit ;
• est responsable de ;
• est tenu de ;
• est interdit de ;
• est autorise a.

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9

Section

Gestion des Versions

Toute modification doit generer une nouvelle version.

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10

Section

Gestion des Revisions

Chaque document doit posseder :

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11

Section

Gestion des Risques Documentaires

Les risques suivants doivent etre maitrises :

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12

Section

Validation des Documents

Les documents critiques doivent etre valides par :

• Responsable Qualite ;
• Direction ;
• ou Administrateur habilite.

Selon leur criticite.

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13

Section

Duree de Conservation

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14

Section

Integration dans Moon Island Traceability

Chaque document devra etre enregistre dans la plateforme avec :

• identifiant ;
• statut ;
• version ;
• historique ;
• auteur ;
• date de validation.

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15

Section

Signature Electronique

A terme, les documents critiques devront permettre :

• validation numerique ;
• signature ;
• horodatage ;
• conservation de la preuve.

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16

Section

Audit du Systeme Documentaire

Le systeme documentaire doit etre audite au minimum une fois par an.

L'audit doit verifier :

• coherence ;
• versions ;
• accessibilite ;
• conformite au present standard.

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17

Section

Vision Long Terme

Le systeme documentaire Moon Island a vocation a devenir :

• une bibliotheque technique des epices des Comores ;
• un referentiel qualite ;
• un outil de formation ;
• un systeme de certification prive ;
• une base de connaissances centralisee.

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18

Section

Conclusion

Le present standard constitue la fondation documentaire du Moon Island Standard.

Aucun document futur ne doit etre cree sans respecter les regles definies dans STD-001.

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Fin du document STD-001 - Standard de Gestion Documentaire v1.0

Prochaine etape : STD-002 - Standard de Classification des Producteurs et Lots