SOP-VAN-003 - Réception et Enregistrement des Gousses Vertes

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Section

Objet

La présente procédure définit les modalités de réception, de contrôle initial, de pesée et d'enregistrement des gousses vertes de vanille destinées à entrer dans le processus de transformation.

Cette étape constitue le point de départ officiel du lot de transformation.

Son objectif est de garantir :

• l'identification précise de l'origine ;
• la traçabilité du produit ;
• l'intégrité des données ;
• la détection précoce des anomalies ;
• la création du dossier lot ;
• la sécurisation des opérations de transformation futures.

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Section

Champ d'Application

Cette procédure s'applique :

• aux producteurs partenaires ;
• aux centres de transformation producteurs ;
• aux futurs centres de transformation Moon Island ;
• aux agents de réception ;
• aux responsables qualité.

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Références

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Définitions

• Réception - Action consistant à accepter officiellement des gousses vertes dans le processus de transformation.
• Lot de Transformation - Ensemble homogène de gousses vertes enregistré sous un identifiant unique et suivi tout au long du processus.
• Contrôle de Réception - Inspection réalisée avant l'acceptation du lot.
• Réceptionnaire - Personne chargée de réaliser la réception et l'enregistrement du lot.

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Section

Principes Fondamentaux

La réception doit permettre de répondre immédiatement aux questions suivantes :

• Qui a produit ce lot ?
• D'où provient-il ?
• Quand a-t-il été récolté ?
• Dans quel état arrive-t-il ?
• Peut-il être accepté ?

Si une de ces questions reste sans réponse, le lot ne peut pas être accepté sans investigation complémentaire.

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Section

Responsabilités

Producteur

Responsable de :

• la conformité de la récolte ;
• l'identification du lot ;
• des informations fournies ;
• des preuves associées.

Réceptionnaire

Responsable de :

• du contrôle de réception ;
• de la pesée ;
• de la création du lot ;
• de l'enregistrement des données.

Responsable Qualité

Responsable de :

• de la validation des cas particuliers ;
• des décisions de rejet ;
• des investigations.

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Section

Préparation de la Réception

Avant toute réception, le réceptionnaire doit vérifier :

• balance fonctionnelle
• fiche de réception disponible
• espace propre
• contenants identifiés
• accès au système de traçabilité

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Section

Vérification de l'Identité du Producteur

Avant déchargement, le réceptionnaire vérifie :

• identité du producteur ;
• identifiant producteur ;
• parcelle d'origine ;
• date de récolte ;
• numéro de récolte.

Informations obligatoires

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Contrôle Visuel Initial

Le contrôle visuel est réalisé avant toute acceptation.

Vérification de l'État Général

Le réceptionnaire vérifie :

• couleur générale ;
• homogénéité ;
• propreté ;
• fraîcheur ;
• intégrité.

Vérification des Défauts

Recherche de :

• gousses fendues ;
• gousses cassées ;
• blessures ;
• moisissures ;
• contamination ;
• odeurs anormales.

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Critères d'Acceptation

Le lot peut être accepté si :

• origine connue
• récolte documentée
• traçabilité disponible
• absence de contamination
• absence de moisissure généralisée
• données complètes

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Critères de Mise en Quarantaine

Le lot est placé en quarantaine lorsque :

• des informations sont manquantes ;
• une anomalie importante est détectée ;
• une vérification complémentaire est nécessaire.

Statut attribué

LOT-01 En Attente

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Critères de Rejet

Le lot peut être rejeté en cas de :

• origine inconnue ;
• fraude avérée ;
• contamination ;
• moisissure importante ;
• impossibilité d'assurer la traçabilité.

Toute décision de rejet doit être documentée.

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Section

Pesée

La pesée est réalisée immédiatement après acceptation.

Conditions

La balance doit être :

• propre ;
• calibrée ;
• stable.

Données enregistrées

• poids brut ;
• poids net ;
• date ;
• opérateur.

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Création du Lot de Transformation

Chaque réception acceptée génère un nouveau lot.

Format recommandé

LOT-VAN-AAAA-XXX

Exemple

LOT-VAN-2026-001

Le numéro doit être unique.

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Attribution du Statut Initial

Après création, le lot reçoit automatiquement le statut :

LOT-02 En Production

Ce statut indique que le lot est officiellement intégré au processus de transformation.

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Enregistrement dans Moon Island Traceability

Les informations suivantes doivent être enregistrées :

• numéro de lot ;
• producteur ;
• parcelle ;
• date de récolte ;
• date de réception ;
• poids ;
• observations ;
• photos ;
• opérateur.

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Preuves Obligatoires

Minimum requis :

• 1 photo du lot à réception ;
• 1 photo de la pesée ;
• 1 photo du contenant principal.

Des preuves supplémentaires peuvent être demandées :

• lors d'un audit ;
• en cas de non-conformité ;
• lors d'un contrôle qualité renforcé.

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Contrôle de Cohérence

Avant validation, le réceptionnaire vérifie :

• cohérence poids/récolte
• cohérence producteur/parcelle
• cohérence dates
• présence des preuves

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Non-Conformités

Constituent une non-conformité :

• données manquantes ;
• erreur d'identification ;
• absence de pesée ;
• absence de preuve ;
• mélange de lots.

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Actions Correctives

Selon la gravité :

• correction immédiate ;
• demande d'information complémentaire ;
• mise en quarantaine ;
• audit terrain ;
• rejet.

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KPI

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Critères de Conformité

Une réception est conforme lorsque :

• lot identifié
• producteur identifié
• pesée réalisée
• preuves disponibles
• données enregistrées
• statut attribué

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Historique des Révisions

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Annexes

• Annexe A : Formulaire de Réception
• Annexe B : Guide de Contrôle Visuel
• Annexe C : Fiche de Pesée
• Annexe D : Critères de Mise en Quarantaine
• Annexe E : Critères de Rejet
• Annexe F : Exemple de Dossier Lot