Gestion des Étapes de Traçabilité

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Objet

La présente procédure définit les règles applicables à l'enregistrement, au suivi, à la validation et à l'exploitation des étapes de traçabilité au sein du Moon Island Standard™.

L'objectif est de garantir qu'à tout moment il soit possible de :

• reconstituer l'historique complet d'un lot ;
• identifier les acteurs intervenus ;
• connaître les opérations réalisées ;
• déterminer les lieux de passage ;
• démontrer la conformité du processus ;
• retrouver rapidement l'origine d'un problème.

Cette procédure constitue la colonne vertébrale du système Moon Island Traceability.

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Champ d'Application

Cette procédure s'applique :

• à tous les lots ;
• à tous les producteurs ;
• à toutes les épices ;
• à toutes les étapes enregistrées dans la plateforme ;
• à tous les utilisateurs du système.

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Références

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Définitions

Étape de Traçabilité - Événement significatif intervenant dans le cycle de vie d'un lot. Exemples : récolte, séchage, stockage, transport, tri, conditionnement.

Historique de Traçabilité - Ensemble chronologique des étapes enregistrées pour un lot.

Point Critique de Traçabilité (PCT) - Étape dont la perte ou l'absence compromettrait la reconstitution du parcours du lot.

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Principes Fondamentaux

Le système Moon Island repose sur cinq principes :

• Exhaustivité : toutes les étapes significatives doivent être enregistrées.
• Chronologie : les événements doivent être enregistrés dans l'ordre réel.
• Vérifiabilité : chaque étape doit être justifiée.
• Intégrité : aucune étape validée ne peut être supprimée.
• Continuité : aucune rupture de traçabilité ne doit exister.

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Responsabilités

Producteur

• déclarer les étapes réalisées ;
• enregistrer les informations ;
• fournir les preuves.

Administrateur

• contrôle administratif ;
• cohérence des données.

Responsable Qualité

• validations ;
• audits ;
• enquêtes de traçabilité.

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Matrice RACI

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Analyse des Risques

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Structure Standard d'une Étape

Chaque étape enregistrée doit comporter au minimum :

Identification

• Numéro unique
• Lot concerné

Informations temporelles

• Date
• Heure

Informations opérationnelles

• Type d'opération
• Description

Acteur

• Utilisateur responsable

Preuves

• Photos
• Documents
• Commentaires

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Étapes Universelles Obligatoires

Ces étapes doivent exister pour tous les lots :

• ETP-001 Création du Lot - début officiel de la traçabilité.
• ETP-002 Production - transformation ou évolution du produit.
• ETP-003 Contrôle Qualité - vérification de conformité.
• ETP-004 Stockage - entreposage du lot.
• ETP-005 Conditionnement - préparation commerciale.
• ETP-006 Expédition - sortie du lot.

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Section

Étapes Complémentaires

Selon l'épice :

• Récolte
• Séchage
• Affinage
• Tri
• Reconditionnement
• Transport
• Analyse laboratoire
• Audit terrain

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Section

Points Critiques de Traçabilité (PCT)

Moon Island identifie les points suivants comme critiques :

• PCT-01 Origine - identification du producteur.
• PCT-02 Récolte - date et localisation.
• PCT-03 Transformation - toutes les opérations modifiant le produit.
• PCT-04 Contrôle Qualité - validation du produit.
• PCT-05 Expédition - sortie du système.

L'absence d'un PCT constitue une non-conformité majeure.

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Section

Exigences d'Horodatage

Chaque étape doit enregistrer automatiquement :

• date ;
• heure ;
• utilisateur.

Aucune modification manuelle ne doit être possible après validation.

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Section

Géolocalisation

Lorsque techniquement possible, les étapes suivantes doivent être géolocalisées :

• récolte ;
• audit ;
• contrôle terrain.

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Section

Gestion des Modifications

Une étape validée ne peut être supprimée. Toute correction doit générer :

• une nouvelle version ;
• un historique ;
• une justification.

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Section

Gestion des Erreurs

Lorsqu'une erreur est détectée, le système doit :

• enregistrer le signalement ;
• créer un ticket ;
• déclencher une vérification.

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Section

Gestion des Ruptures de Traçabilité

Une rupture existe lorsque :

• une étape critique manque ;
• l'origine n'est plus identifiable ;
• les preuves sont insuffisantes.

Conséquences possibles :

• suspension du lot ;
• audit ;
• rejet.

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Section

Reconstitution d'Historique

Le système doit permettre de retrouver :

• toutes les étapes ;
• tous les intervenants ;
• toutes les preuves ;
• toutes les décisions qualité.

Temps cible : moins de 5 minutes pour retrouver l'historique complet d'un lot.

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Section

Audit de Traçabilité

Le Responsable Qualité doit pouvoir vérifier :

• cohérence chronologique ;
• cohérence documentaire ;
• cohérence des preuves.

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Section

Exigences pour QR Code Client

À terme, le QR Code d'un lot pourra afficher :

• origine ;
• producteur ;
• dates clés ;
• photos validées ;
• certifications ;
• score qualité.

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Section

Exigences Export

Pour être exportable, un lot doit posséder :

• historique complet ;
• preuves associées ;
• contrôles qualité validés.

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Section

Conservation des Données

Toutes les étapes doivent être conservées minimum 10 ans.

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Section

KPI

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Section

Critères de Conformité

Une traçabilité est conforme lorsque :

• ✓ Origine connue
• ✓ Étapes enregistrées
• ✓ Chronologie cohérente
• ✓ Preuves disponibles
• ✓ Historique complet
• ✓ Aucun point critique manquant

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Section

Historique des Révisions

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Annexes

• Annexe A - Catalogue officiel des étapes de traçabilité
• Annexe B - Matrice des points critiques
• Annexe C - Exemples de parcours complets par épice
• Annexe D - Procédure de reconstitution historique