Gestion des Preuves & Traçabilité

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Objet

La présente procédure définit les exigences applicables à la collecte, la validation, la conservation et l'exploitation des preuves de traçabilité au sein du Moon Island Standard™.

Les preuves constituent l'un des fondements du système de confiance Moon Island™. Toute déclaration réalisée dans le système doit pouvoir être justifiée par une preuve vérifiable.

Le principe fondamental est :

« Ce qui n'est pas documenté est considéré comme non réalisé. »

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Champ d'Application

Cette procédure s'applique à :

• tous les producteurs ;
• tous les lots ;
• toutes les épices ;
• tous les utilisateurs de Moon Island Traceability ;
• tous les audits ;
• tous les contrôles qualité.

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Références

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Définitions

Preuve - Élément démontrant qu'une opération, une activité ou un événement a effectivement eu lieu.

Preuve Primaire - Preuve collectée directement sur le terrain. Exemples : photographie, vidéo, relevé GPS, document signé.

Preuve Secondaire - Preuve complémentaire permettant de confirmer une information. Exemples : facture, registre, attestation, rapport.

Événement de Traçabilité - Action enregistrée dans le cycle de vie du lot. Exemple : récolte, séchage, stockage, conditionnement.

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Principes Fondamentaux

• Authenticité : la preuve doit représenter une situation réelle.
• Lisibilité : la preuve doit être exploitable.
• Intégrité : la preuve ne doit pas être modifiée après validation.
• Pertinence : la preuve doit démontrer l'événement déclaré.
• Traçabilité : la preuve doit pouvoir être rattachée à un producteur, à un lot et à une étape.

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Responsabilités

Producteur

• produire les preuves ;
• transmettre les preuves ;
• garantir leur authenticité.

Administrateur Moon Island

• contrôle documentaire ;
• validation administrative.

Responsable Qualité

• évaluation de conformité ;
• audits ;
• rejet des preuves non conformes.

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Matrice RACI

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Analyse des Risques

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Types de Preuves Acceptées

Niveau 1 - Photographies

Acceptées pour : récolte, séchage, stockage, conditionnement, transport.

Niveau 2 - Vidéos

Acceptées pour : démonstrations, opérations critiques, audits à distance.

Niveau 3 - Documents

Acceptés pour : certificats, analyses, rapports, factures.

Niveau 4 - Données Système

Acceptées pour : horodatage, géolocalisation, historique utilisateur.

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Exigences Générales des Photographies

Toutes les photographies doivent être :

• nettes ;
• exploitables ;
• récentes ;
• représentatives ;
• non manipulées.

Les photographies ne doivent pas être :

• floues ;
• coupées ;
• prises de trop loin ;
• retouchées.

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Section

Règles de Prise de Vue

Chaque photographie doit permettre de comprendre :

• ce qui est observé ;
• où cela est observé ;
• quand cela est observé.

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Nombre Minimum de Photographies

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Exigences Spécifiques Vanille

Chaque lot de vanille doit comporter au minimum :

Récolte

• gousses sur liane ;
• récolte en cours ;
• récolte terminée.

Séchage

• claies ;
• disposition ;
• état du lot.

Affinage

• caisses ;
• état visuel.

Tri

• lots triés ;
• défauts éventuels ;
• échantillons représentatifs.

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Horodatage

Chaque preuve doit comporter :

• date ;
• heure ;
• utilisateur.

Ces données sont automatiquement enregistrées dans Moon Island Traceability.

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Géolocalisation

Lorsque possible, la géolocalisation doit être enregistrée. Elle est recommandée pour :

• récoltes ;
• audits ;
• inspections.

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Section

Validation des Preuves

Une preuve est considérée valide lorsque :

• ✓ lisible
• ✓ cohérente
• ✓ pertinente
• ✓ associée au bon lot
• ✓ associée au bon producteur

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Section

Rejet des Preuves

Une preuve doit être rejetée lorsqu'elle est :

• floue ;
• incomplète ;
• incohérente ;
• douteuse ;
• impossible à interpréter.

Le rejet doit être documenté.

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Section

Contrôle de Cohérence

Le Responsable Qualité peut comparer :

• photos ;
• dates ;
• localisation ;
• historique du lot.

Afin de détecter : incohérences, erreurs, fraudes.

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Section

Détection de Fraude

Les éléments suivants constituent des signaux d'alerte :

• même photo utilisée plusieurs fois ;
• photo issue d'internet ;
• dates incohérentes ;
• preuves contradictoires.

Toute suspicion doit générer un ticket qualité.

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Section

Conservation

Toutes les preuves doivent être conservées minimum 10 ans.

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Section

Archivage

Les preuves archivées doivent rester :

• accessibles ;
• consultables ;
• liées au lot d'origine.

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Exploitation Commerciale

Les preuves peuvent être utilisées :

• pour les audits ;
• pour les clients ;
• pour les QR Codes ;
• pour les rapports de traçabilité ;
• pour la valorisation commerciale.

Sous réserve des autorisations applicables.

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Exploitation Marketing

Moon Island peut utiliser certaines preuves :

• fiches producteurs ;
• storytelling ;
• communication institutionnelle.

Après validation des droits applicables.

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KPI

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Critères de Conformité

Une étape de traçabilité est conforme lorsque :

• ✓ preuve présente
• ✓ preuve valide
• ✓ preuve liée au lot
• ✓ preuve liée à l'étape
• ✓ preuve conservée

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Historique des Révisions

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Annexes

• Annexe A : Guide de prise de photographie terrain
• Annexe B : Critères d'acceptation des preuves
• Annexe C : Exemples de preuves conformes
• Annexe D : Exemples de preuves non conformes