Gestion du Cycle de Vie des Lots

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Section

Objet

La présente procédure définit les règles applicables à la création, la gestion, la traçabilité, le suivi, la validation, la suspension, le rejet et l'archivage des lots au sein du Moon Island Standard™.

L'objectif est de garantir qu'à tout moment :

• chaque lot soit identifiable de manière unique ;
• l'origine du produit soit connue ;
• les opérations réalisées soient documentées ;
• les preuves soient conservées ;
• les contrôles qualité soient enregistrés ;
• les décisions soient justifiables ;
• la traçabilité soit maintenue de la parcelle jusqu'au client final.

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2

Section

Champ d'Application

Cette procédure s'applique à :

• tous les producteurs ;
• toutes les épices ;
• tous les lots ;
• tous les utilisateurs de Moon Island Traceability ;
• toutes les opérations enregistrées dans la plateforme.

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Section

Références Documentaires

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4

Section

Définitions

Lot - Ensemble homogène de produits provenant d'une même origine et suivis sous un identifiant unique.

Lot Parent - Lot d'origine avant division.

Lot Enfant - Lot issu d'un fractionnement.

Producteur - Acteur responsable de la production du lot.

Responsable Qualité - Personne habilitée à valider la conformité du lot.

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5

Section

Responsabilités

Producteur

• déclarer les lots ;
• fournir les informations exactes ;
• documenter les étapes ;
• transmettre les preuves demandées.

Administrateur Moon Island

• création administrative des lots ;
• vérification documentaire ;
• suivi du statut.

Responsable Qualité

• validations ;
• contrôles ;
• suspensions ;
• décisions de conformité.

Direction

• décisions exceptionnelles ;
• arbitrages ;
• dérogations.

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Section

Matrice RACI

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7

Section

Analyse des Risques

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8

Section

Déclenchement de la Procédure

La procédure débute lorsque :

• une récolte est réalisée ;
• une nouvelle production est identifiée ;
• un lot doit être créé dans le système.

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9

Section

Prérequis

Avant toute création de lot, le producteur doit être :

• P2 minimum selon STD-002 ;
• identifié dans la plateforme ;
• associé à une exploitation connue.

Le produit doit être :

• identifiable ;
• physiquement séparé ;
• attribuable à une origine unique.

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10

Section

Cycle de Vie Officiel

Tous les lots doivent suivre les statuts suivants :

• LOT-01 Brouillon
• LOT-02 En Production
• LOT-03 En Contrôle
• LOT-04 Conforme
• LOT-05 Premium
• LOT-06 Export

Branches alternatives depuis LOT-03 :

• LOT-07 Suspendu
• LOT-08 Rejeté

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11

Section

Étape 1 - Création du Lot

Responsable : Producteur ou Administrateur.

Délai : maximum 48 heures après identification du lot.

Informations Obligatoires

Identification

• Producteur
• Date création
• Type d'épice
• Localisation

Production

• Quantité estimée
• Méthode production
• Récolte concernée

Documentation

• Photos initiales
• Observations

Critère d'Acceptation

Toutes les informations obligatoires doivent être renseignées.

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12

Section

Attribution du Code Lot

Le système attribue automatiquement un identifiant unique.

Exemple : MI-VAN-2026-000154

Structure :

• MI
• Type produit
• Année
• Numéro séquentiel

Le code ne peut jamais être modifié.

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13

Section

Étape 2 - Passage en Production

Statut : LOT-02

Conditions

• Lot créé ;
• Informations complètes ;
• Validation administrative effectuée.

Actions Requises

Le producteur doit documenter :

• les opérations réalisées ;
• les dates ;
• les observations ;
• les photos.

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14

Section

Gestion des Étapes de Traçabilité

Chaque événement doit être enregistré. Exemples :

• récolte ;
• séchage ;
• stockage ;
• transport ;
• tri ;
• conditionnement.

Chaque étape doit comporter :

• date ;
• responsable ;
• commentaire ;
• preuve associée.

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15

Section

Gestion des Preuves

Les preuves acceptées sont :

• Photographies
• Vidéos
• Documents
• Rapports

Chaque preuve doit être :

• lisible ;
• datée ;
• associée au lot.

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16

Section

Contrôle Qualité

Lorsque la production est terminée, le lot passe automatiquement en LOT-03 En Contrôle.

Responsable : Responsable Qualité.

Vérifications

• Traçabilité : complète ou non.
• Documentation : complète ou non.
• Conformité produit : conforme ou non.
• Non-conformités : présentes ou non.

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17

Section

Décision Qualité

Le Responsable Qualité décide.

Option 1 - LOT-04 Conforme

• traçabilité complète ;
• documentation complète ;
• qualité acceptable.

Option 2 - LOT-07 Suspendu

• doute ;
• enquête nécessaire.

Option 3 - LOT-08 Rejeté

• perte traçabilité ;
• fraude ;
• contamination ;
• non-conformité critique.

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18

Section

Qualification Premium

Statut : LOT-05 Premium

Conditions Minimales

• conformité totale ;
• qualité supérieure ;
• dossier complet ;
• aucun écart majeur.

Vérifications Supplémentaires

• contrôle visuel ;
• contrôle organoleptique ;
• conformité aux standards Moon Island.

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Section

Validation Export

Statut : LOT-06 Export

Conditions

• lot Premium ou Conforme ;
• documentation complète ;
• conformité réglementaire ;
• exigences client satisfaites.

Responsable : Responsable Qualité ou Direction.

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20

Section

Fractionnement des Lots

Un lot peut être divisé. Exemple :

MI-VAN-2026-000154 devient MI-VAN-2026-000154-A et MI-VAN-2026-000154-B.

La filiation doit être conservée.

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21

Section

Fusion de Lots

Interdite sauf autorisation écrite du Responsable Qualité.

Conditions :

• même origine ;
• même qualité ;
• même période.

Toutes les opérations doivent être tracées.

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22

Section

Gestion des Modifications

Aucune donnée critique ne peut être supprimée. Le système doit conserver :

• ancienne valeur ;
• nouvelle valeur ;
• utilisateur ;
• date ;
• justification.

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23

Section

Gestion des Écarts

Tout écart doit donner lieu à :

• ticket ;
• analyse ;
• action corrective ;
• validation.

Conformément à SOP-005.

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24

Section

Archivage

Un lot clôturé doit être conservé pendant minimum 10 ans.

Les éléments suivants doivent rester accessibles :

• historique ;
• photos ;
• contrôles ;
• audits ;
• tickets.

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25

Section

KPI

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26

Section

Critères de Conformité

Un lot est considéré conforme lorsque :

• ✓ Producteur identifié
• ✓ Code unique attribué
• ✓ Étapes enregistrées
• ✓ Preuves présentes
• ✓ Contrôle réalisé
• ✓ Historique complet
• ✓ Aucune NC critique ouverte

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27

Section

Historique des Révisions

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28

Section

Annexes

• Annexe A : Workflow Cycle de Vie des Lots
• Annexe B : Exemple de Codification
• Annexe C : Checklist de Vérification Lot
• Annexe D : Matrice des Statuts